I. Căn cứ pháp lý và các văn bản liên quan
Văn bản quy định mới (Sửa đổi, bổ sung): Nghị định 296/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 của Chính phủ:
Điều 8: Sửa đổi, bổ sung Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng).
Điều 9: Sửa đổi, bổ sung Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng).
Điều 2: Sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Xác thực điện tử khi ủy quyền).
Khoản 2 Điều 1: Bổ sung khoản 7 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Không yêu cầu nộp lại giấy tờ đã có dữ liệu).
Khoản 9 Điều 19: Bãi bỏ Điều 37 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Bãi bỏ quy định khái quát bị trùng lặp).
Văn bản gốc bị sửa đổi:Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Các văn bản pháp luật liên quan:
Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025).
Thông tư 68/2025/TT-BTC ngày 01/7/2025 của Bộ Tài chính ban hành biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.
Quy định về định danh và xác thực điện tử qua Cổng dịch vụ công quốc gia và Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID).
II. Các điểm mới nổi bật về trình tự, thủ tục đăng ký qua mạng
1. Đổi mới phương thức đăng nhập và truy cập hệ thống
Trước đây (Nghị định 168/2025/NĐ-CP): Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập trực tiếp Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Mới nhất (Nghị định 296/2026/NĐ-CP): Cho phép người nộp hồ sơ đăng nhập thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Phân tách quy trình thực hiện theo nhóm người nộp hồ sơ
Nghị định 296/2026/NĐ-CP chia quy trình kê khai, nộp hồ sơ thành 02 trường hợp rõ ràng:
Trường hợp 1: Người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp:
Giấy đề nghị/thông báo chỉ cần 01 người ký và đã kê khai trên hệ thống: Không phải thực hiện ký số hoặc ký trực tiếp và không phải tải tệp lên hệ thống.
Các giấy tờ khác trong thành phần hồ sơ (chỉ yêu cầu 01 người ký): Bảo đảm được ký số hoặc ký trực tiếp, thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và tải lên hệ thống.
Giấy đề nghị/thông báo yêu cầu nhiều người ký và giấy tờ khác: Phải bảo đảm ký số hoặc ký trực tiếp, thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và tải lên hệ thống.
Thực hiện thanh toán phí/lệ phí, xác thực điện tử theo quy định để nộp hồ sơ và nhận giấy tiếp nhận/hẹn trả kết quả điện tử.
Trường hợp 2: Người nộp hồ sơ là người được ủy quyền:
Kê khai thông tin và tải toàn bộ các giấy tờ trong thành phần hồ sơ (đã được ký số hoặc ký trực tiếp, dưới dạng văn bản điện tử) lên hệ thống.
Thanh toán phí/lệ phí, xác thực điện tử theo quy định để hoàn thành gửi hồ sơ và nhận giấy tiếp nhận/hẹn trả kết quả điện tử.
3. Bãi bỏ bắt buộc sử dụng chữ ký số chuyên dùng đối với cá nhân
Bãi bỏ quy định bắt buộc cá nhân phải dùng chữ ký số chuyên dùng để xác thực hồ sơ đăng ký qua mạng, giúp cắt giảm chi phí tuân thủ cho người dân và doanh nghiệp. Cá nhân có thể ký số hoặc ký trực tiếp trên bản giấy rồi quét (scan) ảnh màu để thể hiện dưới dạng văn bản điện tử.
4. Bổ sung hình thức "dữ liệu điện tử"
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng ngoài định dạng "văn bản điện tử" (.pdf) còn chấp nhận hình thức "dữ liệu điện tử" chứa đầy đủ thông tin theo quy định, có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bản giấy.
5. Không phải nộp lại các giấy tờ đã có trong các Cơ sở dữ liệu
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tự khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành khác.
Không yêu cầu người dân/doanh nghiệp nộp bản sao: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh/HTX, văn bản chấp thuận góp vốn/mua cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài, quyết định của Tòa án.... Ngoại lệ chỉ xảy ra khi hệ thống bị lỗi hoặc thông tin khai thác không đầy đủ/chính xác.
6. Bắt buộc xác thực điện tử khi ủy quyền thực hiện các thủ tục trọng yếu
Khi ủy quyền thực hiện các thủ tục: Thành lập doanh nghiệp; Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên công ty TNHH; Cổ đông sáng lập, cổ đông nước ngoài của công ty cổ phần chưa niêm yết; Chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh -> Người ủy quyền và người được ủy quyền bắt buộc phải xác thực điện tử.
7. Rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính
Thời hạn giải quyết đối với thủ tục gửi văn bản đề nghị dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được rút ngắn từ 03 ngày làm việc xuống còn 02 ngày làm việc.
III. Nội dung chi tiết các điều khoản sửa đổi
1. Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Sửa đổi bởi Điều 8 Nghị định 296/2026/NĐ-CP)
Khoản 1: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng bao gồm các giấy tờ theo quy định được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bản giấy.
Điểm a Khoản 2: Có đầy đủ các giấy tờ kê khai theo quy định như hồ sơ bản giấy, thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử.
Điểm d Khoản 2: Trường hợp ủy quyền, hồ sơ phải kèm theo giấy tờ, tài liệu ủy quyền quy định tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử.
2. Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Sửa đổi bởi Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP)
Khoản 1: Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) bằng tài khoản định danh điện tử.
Khoản 2: Thông tin đăng ký doanh nghiệp được tự động truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp trao đổi thông tin.
Khoản 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và trả kết quả. Người nộp hồ sơ đăng nhập hệ thống để nhận kết quả phản hồi.
Khoản 4: Doanh nghiệp/người thành lập có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký qua mạng theo quy định tại khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (thời hạn xem xét ra thông báo dừng và hủy hồ sơ là 02 ngày làm việc).
3. Khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Sửa đổi bởi Điều 2 Nghị định 296/2026/NĐ-CP)
Người ủy quyền và người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của việc ủy quyền.
Phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp đối với các thủ tục thay đổi nhân sự/thành viên/chủ sở hữu trọng yếu.
Nếu việc xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền thực hiện xác thực sau khi cấp đăng ký.
Nếu người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo khoản 5 Điều 21.
Nếu chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ phải kèm bản sao Căn cước/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người ủy quyền.
IV. Lời khuyên từ chuyên gia
Chuẩn bị tài khoản định danh:
Người nộp hồ sơ và người ủy quyền/được ủy quyền cần đăng ký, kích hoạt tài khoản định danh điện tử trên VNeID hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia trước khi thao tác.
Tối ưu hóa thời gian kê khai (Trường hợp người có thẩm quyền trực tiếp nộp):
Nếu người có thẩm quyền ký trực tiếp kê khai các mẫu Giấy đề nghị/Thông báo trực tuyến (loại chỉ cần 01 người ký), hệ thống không bắt buộc ký số và không bắt buộc tải tệp đính kèm đối với mẫu đó.
Thực hiện xác thực điện tử khi ủy quyền:
Khi thực hiện ủy quyền làm thủ tục thành lập hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên... người ủy quyền phải chú ý nhận thông báo và xác thực điện tử kịp thời. Tránh trường hợp người ủy quyền bấm hủy/không xác nhận dẫn đến việc doanh nghiệp bị đưa vào diện kiểm tra, yêu cầu giải trình báo cáo.
Không cần scan nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL:
Không bắt buộc phải nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đầu tư/thuế cũ... nếu thông tin đã có sẵn trên CSDL quốc gia. Tuy nhiên, cần rà soát thông tin; nếu dữ liệu trên hệ thống bị thiếu hoặc sai lệch, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật, hiệu đính trước hoặc bổ sung bản sao theo yêu cầu của cơ quan đăng ký.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ:
Nếu hồ sơ gửi qua hệ thống sau giờ hành chính, ngày nghỉ, lễ, Tết, thời hạn giải quyết sẽ được tính bắt đầu từ ngày làm việc kế tiếp.
Nếu cần hỗ trợ tư vấn pháp lý và thực hiện các thủ tục liên quan về các tranh chấp Dân sự. Quý khách hàng vui lòng liên hệ Luật Nam Sơn LST hoặc Luật sư Nguyễn Thành Trung (Ls Trung) thông qua đội ngũ hỗ trợ:
1. Thư ký Tình: 0985 536 299
2. Trợ lý Hoàng: 0965 455 832
3. Trợ lý Hồng Anh: 0966 651 840
4. Thư ký Nguyệt Hà: 0386 912 828
5. Thư ký Hồng Hà: 0933 340 866
📱 Fanpage: NAM SƠN LST Law Firm
📌 Lưu ý: Vui lòng liên hệ qua điện thoại để được hỗ trợ nhanh chóng (không tiếp nhận tư vấn qua Messenger).
